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Mandanteninformation Ordnungsgemäße Kassenführung

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Ordnungsgemäße Kassenführung

Verschärfte Aufzeichnungspflichten für Kassendaten ab 2017

Sehr geehrte Damen und Herren,

ab dem 1. Januar 2017 sollen die formalen Anforderungen an die Kassenbuchführung nach der ausdrücklichen Vorgabe der Finanzverwaltung erheblich verschärft werden. Aufbewahrung von Z-Bons und Organisationsunterlagen reichen nicht aus – die Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2016.

Ab diesem Zeitpunkt soll der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht uneingeschränkt durchgesetzt werden. Das bedeutet, dass ab dem Jahr 2017 nur noch elektronische Kassensysteme eingesetzt werden können, die Einzelaufzeichnungen führen sowie fälschungssicher archivieren und einen entsprechenden GoBD-Export für die Finanzverwaltung ermöglichen.

Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Änderungen, Ergänzungen und insbesondere Umprogrammierungen innerhalb des elektronischen Kassensystems sollen dokumentiert werden. Wer diesen technischen Standard nicht erfüllt, muss sich darauf einstellen, dass seine Buchführung in der Außenprüfung verworfen werden kann und Steuernachforderungen entstehen können.

Führende Kassenhersteller bieten EDV-Registrierkassen mit Fiskalspeicher an, die jeden über die Kasse eingegebenen Umsatz erfassen, speichern und später digital für die Prüfung des Finanzamtes ausgeben.

Für eine ordnungsgemäße Buchführung und eine reibungslose Abwicklung von Betriebsprüfungen ist es zwingend erforderlich die Kassenführung an den Anforderungen des BMF auszurichten.

Neben dem elektronischen Kassensystem besteht weiterhin die Möglichkeit einer offenen Ladenkasse, d.h. eine Barkasse ohne Einsatz jeglicher Technik. Hierzu sind allerdings ein täglicher Kassenbericht zu führen und der täglich gezählte Kassenbestand durch Zählprotokoll nachzuweisen. Im Übrigen sollten sämtliche „Grundaufzeichnungen“ wie Bierdeckelaufzeichnungen, Bestellzettel etc. aufbewahrt werden. Der Kassenbericht ist wie folgt handschriftlich zu führen:

Kassenbericht Nummer ……. vom ………………..
Kassenbestand bei Geschäftsschluss
(Zählprotokoll) ………………….

– Kassenbestand am Ende des Vortags ………………….

= Zwischensumme ………………….

+  Entnahmen/ Einzahlung auf Bank ………………….

–  Privateinlagen ………………….

= Tageseinnahme ………………….

Bei Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
S. Tulke
Steuerberaterin