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Kassenführung – besser richtig!

Kassenführung – besser richtig!

In der Praxis ergeben sich immer wieder Probleme bei der Kassenführung. Und auch bei den Betriebsprüfungen durch das Finanzamt ist die Kassenführung ein beliebtes Thema. Diese führen häufig zu Beanstandungen und nicht selten ergeben sich dadurch HInzuschätzungen.

Grundsätzlich ergibt sich die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung für buchführungspflichtige Steuerpflichtige. Aber auch Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln sind durch andere Steuergesetze wie das Umsatzsteuergesetz verpflichtet Einzelaufzeichnungen zu führen. Der Steuerpflichtige muss auch in diesem Fall seine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben – sei es durch entsprechende Aufzeichnungen einschließlich Belegsammlung oder im Wege einer geordneten Belegablage – so festhalten, dass das FA diese auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen kann.

Es ist allerdings anzuraten immer dann Kassenaufzeichnungen zu führen, wenn regelmäßig Bareinnahmen vereinnahmt werden. Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung muss allgemein folgende Kriterien erfüllen:

  • Die Kasse ist täglich zu führen.
  • Kassensturzfähigkeit: Der Sollbestand der Kasse muss jederzeit mit dem Istbestand auf seine Richtigkeit hin überprüft werden können. Ein täglicher Kassensturz ist nicht notwendig, muss allerdings in regelmäßigen Abständen durchgeführt und dokumentiert werden. Dieses gilt allerdings nicht bei der sogenannten offenen Ladenkasse (sh. unten).
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall einzeln und getrennt nach Umsatzsteuersätzen aufzuzeichnen. Eine Erleichterung gibt es bei dem Verkauf von Waren mit geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl von nicht feststellbaren Personen. Diese Ausnahme gilt nicht für Unternehmen, bei denen die Kunden grundsätzlich erfasst werden wie bspw. im Hotel- und Beherbergungsgewerbe, Taxigewerbe, bei Autoreparaturwerkstätten, Freiberuflern und Handwerkern.
  • Kassenminusbestände können nicht existieren.
  • Veränderungen müssen nachvollziehbar sein. Eine Kasse ohne Fehler gibt es in der Praxis nicht und führt bei Betriebsprüfungen ebenfalls zu Zweifeln an der Richtigkeit.
  • Hohe Kassenbestände führen zu Zweifeln an der Richtigkeit der Kassenaufzeichnungen. Betriebsprüfer gehen davon aus, dass die Kasse nur rechnerisch geführt wird und Kassenfehlbeträge dadurch verdeckt werden sollen.
  • Keine Buchung ohne Beleg.

Bei der Wahl der Kassenart kann der Steuerpflichtige frei entscheiden. Als häufigste Varianten sind hier die offene Ladenkasse und die Registrierkasse zu nennen.

Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt. Die Tageseinnahmen können in diesem Fall mit Hilfe eines Kassenberichts durch Rückrechnung ermittelt werden. Ein Kassenbericht kann wie folgt aussehen:

Kassenbericht vom………….
Tagesendbestand (durch Zählnachweis ermittelt)
– Anfangsbestand (Kassenbestand des Vortages)
+ Kassenausgaben des Tages (durch einzelne Belege nachzuweisen)
+ Geldtransit auf das Konto oder andere Kassen
+ Privatentnahmen
– Privateinlagen
= Tageskasseneinnahmen

Datum, Uhrzeit, Unterschrift

Wichtig ist, dass der Kassenbericht mit dem gezählten Kassenendbestand beginnt. Nur so ist davon auszugehen, dass der Bestand nicht rechnerisch ermittelt wurde. Der Bestand ist durch ein tägliches Zählprotokoll mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift nachgewiesen werden.

Registrierkassen

Bezüglich der in der Praxis häufig vorkommenden Registrierkassen hat das Bundesministerium für Finanzen in einem Schreiben Stellung genommen. Hierzu zählen auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler. Diesbezüglich gilt folgendes:

  • Sämtliche mit Hilfe dieser Geräte erstellten digitalen Unterlagen müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten sind vollständig und unveränderbar elektronisch aufzubewahren.
  • Ist die komplette Speicherung innerhalb des Gerätes nicht möglich, muss dieses durch einen externen Datenträger erfolgen. Es müssen die gleichen Auswertungen möglich sein.
  • Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen sind ebenfalls aufzubewahren.
  • Zudem müssen die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen wie Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts vorgehalten werden.
  • Werden unbare Geschäftsvorfälle erfasst (EC-Cash etc.) muss ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge durch die Einzeldaten möglich sein.

Übergangsregelung:
Registrierkassen, die diesen Anforderungen nicht genügen und auch nicht aufgerüstet werden können, dürfen weiterhin bis zum 31.12.2016 eingesetzt werden. Es besteht diesbezüglich eine Pflicht zur Aufrüstung bzw. technischen Erweiterung des Gerätes und es ist gegebenenfalls zu dokumentieren, dass eine Aufrüstung nicht möglich ist.

Können die Registrierkassen tatsächlich nicht aufgerüstet werden, gelten folgende Vorschriften:

  • Soweit durch das Gerät möglich sind die elektronischen Daten ebenfalls aufzubewahren und müssen jederzeit abrufbar und lesbar sein.
  • Weiterhin sind die erstellten Rechnungen, Tagesendsummenbons (mit fortlaufender Z-Nummer), Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen und Aufzeichnungen über den Zahlungsweg in Papierform aufzubewahren.
  • Sämtliche Bedienungs- und Programmieranleitungen, Programmabrufe nach jeder Änderung, Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeicher etc. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. für die Unterdrückung von Speichern, Daten, Auswertungen und Stornos) müssen vorgelegt werden können.